形式发票 PI：作用、内容与模板要点

本文解决什么、不解决什么

• 目标读者：客户要 PI 付定金，但不确定 PI 该写哪些内容、和正式发票什么区别的外贸业务员。
• 唯一搜索意图：讲清 PI 的作用、必备内容、与商业发票的区别，以及制单时的检查要点。
• 读完的结果：你能做出一份结构完整、可用于请款的 PI，并说清它为什么不是正式发票。
• 不解决：商业发票的细节（见 商业发票 CI）、合同条款（见 销售合同）。

PI 是什么、有什么用

PI（Proforma Invoice，形式发票）是卖方在成交前向买方出具的”形式性”发票，用于报价确认、请款（定金）、以及协助买方办理付款、开证等手续。

三个关键点：

• 不是正式发票：PI 用于”成交前”，CI 才是正式发票，用于报关、收汇、清关。
• 常用于请定金：客户确认 PI 后按 PI 付款（尤其是前 TT 定金）。
• 内容与 CI 高度相似：PI 和 CI 的字段基本相同，差别在用途和”正式性”。

判断标准：PI 的核心是”让客户看到一个明确的、可确认的交易方案并据此付款”。客户回签或按 PI 付款，交易即进入执行。

PI 的必备内容清单

一份合格的 PI 至少要有下面这些字段。

字段	内容	作用
卖方信息	公司名、地址、联系方式	收款主体
买方信息	公司名、地址、税号	付款/报关主体
PI 编号与日期	唯一编号	溯源对账
产品明细	品名、规格、数量、单价、总价	交易标的
贸易术语	FOB/CIF + 港口	费用责任
付款条款	定金比例、尾款、银行信息	收款依据
交期	预计装运时间	履约时间
有效期	PI 几日内有效	锁定条件

要点：银行信息必须准确，客户按 PI 打款，账户错了钱就退回去；PI 编号要唯一且连续，便于对账。

PI 与 CI 的区别

维度	PI（形式发票）	CI（商业发票）
用途	报价确认、请款	报关、收汇、清关
阶段	成交前	成交后
正式性	非正式	正式
法律效力	弱	强（交易凭证）

要点：PI 是”给客户看的交易方案”，CI 是”随货走的正式凭证”。客户付款时用 PI，报关清关时用 CI。两者字段相似，别混用。

制单步骤与检查要点

步骤	动作	检查
1	录入买卖双方信息	名称、地址准确
2	录入产品明细	品名、规格、数量、单价一致
3	设定贸易术语与港口	与报价一致
4	写明付款条款与银行信息	账户准确
5	写交期与有效期	交期可履约

要点：PI 的金额、数量、术语要和之前发给客户的报价单完全一致，否则客户会质疑你的专业度。

可执行产物：PI 制单检查清单

发 PI 前逐项核对。

• 买卖双方信息完整准确？
• 产品品名、规格、数量、单价、总价正确？
• 贸易术语与港口写清？
• 付款条款（定金、尾款）与银行信息准确？
• 交期可履约、有效期已设？
• PI 编号唯一且连续？

使用说明：任何一项不符，先改再发。PI 是客户付款的依据，错了会直接影响收款。

常见问题 FAQ

Q1：PI 可以用来报关吗？ 不能。报关清关要用商业发票 CI。PI 只用于报价请款。

Q2：客户要求修改 PI 怎么办？ 改金额、数量、条款都可以，但改后要重新出具并更新编号或标注版本，避免新旧混淆。

Q3：PI 有效期设多久合适？ 通常 7–15 天。设有效期是为了锁定价格，原材料或汇率波动时可合法调价。

Q4：定金按 PI 付，尾款按什么付？ 尾款一般按 CI 或 PI 尾款条款付，付款节点要写清（如”见提单副本付尾款”）。

PI 字段填写示例（演示）

字段	示例填写内容
卖方	ABC Electronics Co., Ltd., Shenzhen, China
买方	XYZ Trading LLC, Dubai, UAE
PI 编号	PI-2026-0032
产品明细	304 Stainless Steel Mug 500ml × 5000 pcs @ USD 3.20
总金额	USD 16,000.00
贸易术语	FOB Shenzhen
付款条款	30% deposit T/T, 70% balance against B/L copy
交期	Within 30 days after deposit
有效期	Valid for 15 days

要点：这是演示格式，字段值必须按你真实的交易内容填写，银行信息务必与收款账户一致。

要点速记

口诀：PI 请款非正式，CI 报关才正式。

四个要点：

• PI 用于报价确认、请定金，非正式发票。
• CI 才是报关、收汇、清关的正式发票。
• PI 与 CI 字段相似，但用途和阶段不同。
• PI 要设有效期、写准银行信息，客户按它打款。

制单易错点清单

• 银行信息与收款账户一致。
• 金额、数量、术语与报价单一致。
• 有效期已设置（7–15 天）。
• PI 编号唯一且连续。

使用说明：PI 是客户付款依据，银行信息错、金额对不上都会直接影响收款。发 PI 前最好再通读一遍，确认所有字段与最终报价一致。

常见误区与停止条件

误区	真相
PI 就是发票	PI 非正式，CI 才是正式发票
PI 银行信息随便填	客户按 PI 打款，账户错钱退回
PI 不设有效期	成本涨了只能按旧价履约

停止条件：如果你分不清 PI 和 CI 的用途区别，先回本文第三节对比表——PI 用于请款、CI 用于报关清关，用错单据会导致客户付款或清关出错。

下一步做什么

1. 用检查清单做一份标准的 PI。
2. 阅读 商业发票 CI，理解正式发票的区别。
3. 学习 销售合同，把 PI 的交易条款落到正式合同。

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引用信息TradeGoAI 外贸知识库，《形式发票 PI：作用、内容与模板要点》，更新于 2026-08-24。https://tradegoai.cn/kb/trade-basics/export-documents/commercial-documents/proforma-invoice-guide/复制引用信息